Gal@tae : un projet d’archivage électronique en Suisse.

Le 18 février dernier avait lieu la première réunion du forum des archivistes genevois de 2013. Lors de cette séance, Anouk Dunant Gonzenbach et Emmanuel Ducry, archivistes aux Archives d’État de Genève (AEG), ont présenté la mise en place du projet Gal@tae.

Ce projet d’archivage électronique à long terme porté par les AEG, a été impulsé en 2010 lorsque certains « départements » du canton de Genève ont interpelé les archives car ils souhaitaient verser leurs archives électroniques. Le Gal@tae s’est donc construit à partir de janvier 2011 et a été approuvé en juin 2011. Les deux intervenants ont insisté sur le contexte politique de la mise en place de ce projet, marqué par une volonté au niveau fédéral de développer fortement l’administration en ligne (AeL). Cette nouvelle impulsion a donné l’occasion aux archivistes d’intervenir sur ce terrain, en s’appuyant sur une loi déjà parue en août 2001.

Le projet Pilote Gal@tae a porté sur la numérisation des autorisations de construire et a été un succès. La procédure va donc maintenant être étendue progressivement à l’ensemble des administrations du canton ; un projet concernant l’archivage et la gestion du dossier patient avec les hôpitaux genevois est plus particulièrement envisagé.

Les intervenants ont donc expliqué la démarche qu’ils ont suivi pour mettre au point ce projet. Ils ont insisté sur la lourdeur administrative d’un tel projet. Comme cela avait été évoqué par les AM de Lyon lors de la présentation de leur projet d’archivage électronique le 14 décembre dernier, les AEG ont rappelé qu’une démarche de ce type, c’est 90% de procédure et 10% de technique. En Suisse, tout projet dans le domaine des technologies de l’information de la communication doit respecter la procédure « Hermes ». Cette procédure met un place un comité de pilotage, et définit des étapes nécessitant la création de nombreux livrables qui doivent être validés avant de pouvoir passer à la démarche suivante. Ainsi, les AEG ont eu peu de temps à consacrer à la réflexion sur les contraintes techniques. Toutefois, les intervenants ont souligné que ce cadre avait l’avantage, non négligeable, de donner de la crédibilité au projet, ce qui a facilité les recherches de financement qui se sont souvent avérées difficiles et en perpétuelle évolution. Une autre difficulté dans la conduite de ce projet était liée à la solution de mutualisation retenue. En effet, en choisissant de recourir à la plateforme des Archives Fédérales Suisse (AFS), les AEG se mettaient en porte-à-faux avec une loi du canton de Genève qui interdit le stockage des données du canton hors de ses frontières.

Au niveau de la démarche administrative, des points intéressants sont ressortis. Tout d’abord, l’importance de définir un périmètre restreint lors de la mise en place d’un tel projet, afin de ne pas se laisser déborder. Ensuite, la nécessité de travailler en coopération avec tous les acteurs afin de mettre en place des procédures de bonne gouvernance des documents électroniques (règles de nommage claires, gestion des versions, mise en place d’arborescence comme cadre de classement etc.) avant toute mise en place de solution d’archivage pérenne. Ainsi, les AEG ont organisé plusieurs réunions avec les services producteurs et surtout les services informatiques. La communication autour du projet est donc un élément clef de sa réussite. Sur ce point les Archives de Genève ont eu recours aux conseils d’un prestataire privé. Les archivistes genevois se sont vite aperçu qu’il fallait toujours rappeler les missions du service Archives, et bien se mettre d’accord sur le vocabulaire utilisé. Pour ce faire, un glossaire des termes a été rédigé et distribué à tous les partenaires. Les AEG ont également pris l’habitude de présenter le plus vieux document qu’elles conservent afin de bien faire comprendre aux informaticiens qu’en terme d’archives le « long terme » ne se compte pas en décennies mais plutôt en siècles. Anouk Dunant Gonzenbach a également expliqué que ces présentations avaient soulevé la question de la légitimité du découpage du cycle de vie du document en trois âges. En effet, définir clairement à quoi correspond l’âge intermédiaire des dossiers électroniques s’est avéré très délicat (la notion n’est d’ailleurs pas non plus si évidente que cela pour les documents papier et le concept de préarchivage mériterait de faire l’objet d’une véritable réflexion, mais ce n’est pas ici le sujet). C’est donc un schéma en deux étapes qui a été retenu dans l’élaboration de la procédure. Enfin, il est ressorti de ces démarches de communication qu’il était plus facile d’intéresser les services au projet en s’appuyant sur la loi sur la protection des données personnelles et sur une analyse des risques de la sécurité des données que sur la loi sur les archives et l’intérêt patrimonial des documents.

Concernant l’aspect technique, les AEG ont bénéficié du soutien du KOST ou CECO (Centre de coordination pour l’archivage numérique à long terme des documents électroniques situé à Bern). Le choix retenu a donc été celui de la mutualisation avec la plateforme des AFS, en utilisant le modèle OAIS. Ce choix était le moins coûteux (150 000 francs suisses) et plus rapide à mettre en place que la création d’une nouvelle plateforme. Cette solution permet également d’économiser les frais de maintenance d’une plateforme sur le long terme. Les intervenants ont ensuite souligné trois difficultés techniques principales :

  • La gestion des métadonnées. Il a en effet fallu définir quelles métadonnées étaient utiles et uniformiser les descriptions. Ainsi, les AEG ont créé une liste de vingt-huit métadonnées, dont huit obligatoires. La répartition du stockage de ces métadonnées a également posé question. En effet, les AFS souhaitaient prendre en charge uniquement les métadonnées « administratives » (auteur, date, format etc.) et pas celles « descriptives » (contexte, indexation etc.). Ces dernières étant essentielles pour la recherches, les AEG ont donc choisi de les conserver par devers elles et de les lier au document lors de sa consultation.

  • La gestion du format PDF/A. Si le PDF/A est un peu présenté comme la solution miracle pour l’archivage pérenne, les choses ne sont pas si simples dans la réalité. En effet, la plupart des outils bureautiques ne permettent pas de créer des fichiers PDF/A valides et pour ne pas alourdir leur utilisation ils ne mentionnent pas systématiquement les listes d’erreurs survenues lors du transfert de format. Cette difficulté a entrainé la troisième.

  • La vérification des formats et des métadonnées. Afin d’envoyer des paquets d’information corrects aux AFS, les AEG ont du développer des applications leur permettant de vérifier que les métadonnées soient correctement renseignées et que les formats soient bien valides. Elles ont du également créer une autre application pour corriger rapidement les erreurs potentielles. Ensuite, les AFS revérifient ces paquets d’information lors de leur prise en charge sur la plateforme, puis leur ajoutent des nouvelles métadonnées permettant de suivre leur conservation de les localiser lors des consultations.

La consultation des archives ainsi traitées ne peut se faire qu’aux AEG, pour des raisons de contrôle d’accès.

Un compte-rendu plus détaillé de cette séance devrait être publié sur le blog du forum des archivistes genevois.

Florian Giraud (archiviste à Annemasse-Agglo)

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Une réponse à Gal@tae : un projet d’archivage électronique en Suisse.

  1. regarddejanus dit :

    Bonjour,
    Merci pour ce compte-rendu synthétique et pertinent.
    Juste une petite précision : le terme Administration en ligne (AeL) se rapporte au projet de l’administration genevoise de dématérialiser 10 processus administratifs d’ici fin 2012 (avec du retard évidemment). Voir http://www.ge.ch/ael/ et http://www.ge.ch/grandconseil/data/texte/PL10177.pdf . Le projet fédéral, qui va dans la même direction, sous le nom de « Stratégie GEVER » (http://www.bar.admin.ch/themen/00871/index.html?lang=fr) vise à introduire un record management dématérialisé pour toute l’administration fédérale. C’est le volet « Système d’archivage électronique » de ce projet qui est géré par les AFS qui sera utilisé en mode prestation de service par les archives d’Etat genevoises.

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