L’opération d’archivage de la DGDU

Le colloque « Lire et relire la ville » avait pour base la réalisation de l’opération d’archivage des trente ans d’arriéré de la Délégation Générale au Développement Urbain (DGDU). En présentant le contexte de cette opération d’envergure et des difficultés qu’elle a entrainées, ce colloque se voulait également un moyen de sensibiliser les agents du Grand Lyon aux bonnes pratiques d’archivage, tout en élargissant le débat à tous les utilisateurs des archives de l’urbanisme. Ainsi, la journée du 30 octobre a débuté par la présentation de cette opération par Fabienne Cresci (déléguée générale au développement urbain) et Philippe Grandjean (responsable du service Archives).

Le service des archives a été fondé en 1990 par Catherine Dormont. Au départ, il n’était composé que de trois personnes, dont une seule archiviste, puis progressivement les moyens se sont développés et aujourd’hui ce sont onze agents, dont quatre archivistes qui gèrent les archives. De fait, entre 2008 et 2009, le service fonctionnait bien par rapport aux demandes des agents, mais les archivistes étaient quelque peu frustrés et insatisfaits de la qualité des fonds versés. En effet, si l’archivage règlementaire était bien effectué, les archives à vocation patrimoniale étaient plus difficiles à collecter. L’urbanisme était le secteur où cette disproportion entre volume archivé et intérêt des fonds était la plus grande. Dans cette optique, un poste spécialement dédié à la « collecte » directe auprès des services a été créé. Ainsi, le service Archives s’est engagé dans une démarche plus active en allant directement solliciter les services. Une première intervention auprès du service de l’urbanisme a permis de lui proposer une réponse complète d’archivage, avec la création d’un tableau de gestion, la mise en place de règles de fonctionnement et la sensibilisation aux bases de l’archivage sur le long terme. Et c’est à la suite de cette première intervention que l’opération d’archivage de la DGDU a débuté.

La demande d’archivage de ces dossiers par la DGDU est intervenue dans le contexte de déménagement des trois cents collaborateurs de la Direction, dans le cadre du réaménagement des deux niveaux où avait été placés leurs bureaux à la création de l’hôtel d’Agglomération en 1977. Depuis cette date, aucun archivage n’avait été effectué, par conséquent les armoires étaient pleines et les dossiers peu triés. Le déménagement des services n’était donc pas envisageable sans le traitement de cette masse de papier qui en plus dépassait la limite du diagnostic pompier de potentiel calorifique des deux niveaux de 33 et 44%. C’est donc dans un contexte tendu, avec des délais assez courts, qu’a été démarrée cette opération en 2009.

Suite à l’absence d’outil d’archivage en place dans les services concernés, au premier diagnostic partiel portant déjà sur six cents mètres linaires et aux contraintes de temps, le service Archives s’est rapidement rendu compte qu’il n’avait pas les moyens de réaliser cette mission tout en assurant ses activités quotidiennes. Des choix ont donc du être effectués et le service a privilégié le recours à des contractuels plutôt qu’à un marché public, car cette première solution permettait plus de souplesse et d’efficacité ; ainsi deux archivistes ont été recrutées pour mener cette opération. Face aux délais contraignants qui faisaient peser le risque d’une perte d’archives, le choix d’un traitement qualitatif a tout de même été privilégié. Ce choix permettait de ne pas entrainer la constitution d’un arriéré trop important qui ne pourrait jamais être résorbé par le service par la suite, et il a également été motivé par la richesse des fonds concernés. Ainsi, la création d’instruments de recherche complets respectant la norme ISAD(G) a dès le départ été envisagée pour changer l’image des Archives. Concernant la méthode de travail, la volonté était de planifier le plus possible l’opération grâce à un comité de pilotage. Après la présentation de ces objectifs, Philippe Grandjean a mis en évidence les difficultés rencontrées ainsi que les points positifs.

Les premières difficultés qui sont apparues sont des contraintes liées au cadrage et au suivi des opérations ; pour des raisons d’organisation, le comité de pilotage n’a pas été mis en place et le cercle des contacts du service Archives, dans l’organisation de la coopération, était réduit à une personne. Phlippe Grandjean a également souligné la difficulté à sensibiliser les responsables de services et à obtenir leur aide dans le tri des dossiers. Cette difficulté s’explique par le fait que les agents devaient gérer le déménagement de leur bureau tout en continuant leur travail, la réalisation du plan de mandat étant prioritaire par rapport à l’archivage. L’organisation du déménagement des bureaux par quart de plateau ajoutait également à la difficulté de tri, due à la diversité des lieux de conservation, en cassant parfois la logique de classement par services. De fait, toutes les archives n’ont pas pu être traitées dans les temps. Toutefois il y a eu également des points positifs : l’appui et la confiance de la part de la DGDU a permis un travail le plus efficace possible, et si tout n’a pas pu être traité, les volumes pris en charge sont tout de même un sujet de satisfaction (au plus fort des opérations, huit cents mètres linéaires ont été traités). De plus, cette opération a permis de créer un réseau de référents archives aux sein des services de la DGDU, et de poser les base d’un bon archivage pour l’avenir, en prouvant aux dirigeants l’importance de ne pas laisser s’accumuler de nouveau trente ans d’arriéré et de mettre en place des règles de gestion. Enfin, le traitement de ces fonds riches et leur mise en valeur par la rédaction d’instruments de recherche a permis de les rendre plus accessibles tant aux services qu’aux chercheurs ; ainsi, en 2012, suite à la clôture de nombreuses zones d’aménagement concerté (ZAC), les fonds traités lors de cette opération ont été largement consultés.

De cette expérience Philippe Gandjean a tiré plusieurs conclusions :

  • L’importance d’une homogénéisation de traitement par les services.

  • L’importance du pilotage lors de ce type d’intervention pour bien gérer le temps.

  • Le besoin pour les archivistes d’adapter leurs outils, leur discours et leurs méthodes afin de bien prendre en compte les interrogations et les craintes de leurs interlocuteurs.

  • Et enfin, du fait du nombre des acteurs de l’urbanisme au Grand Lyon (dont les organismes satellites) l’étendue importante du champ d’enquête et de travail qui s’ouvre pour collecter l’ensemble des archives de l’urbanisme.

Florian Giraud (archiviste à Annemasse Agglo)

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