Aborder l’archivage électronique dans sa collectivité ou son organisme : actions de sensibilisation et mise en place d’un projet d’archivage bureautique

Journée d’études du groupe régional Rhône-Alpes AAF : « retours d’expériences rhônalpines en archivage électronique », 14/12/12.

Anne Boulenc, responsable des Archives municipales de Grenoble, a présenté le travail de sensibilisation réalisé par les agents du service archives dans la gestion des archives bureautiques. Le service des archives municipales de Grenoble est animé par 8 personnes dont 4 archivistes. Les fonds conservés représentent 4 kilomètres linéaires d’archives. Le service est rattaché à la direction des moyens d’informations avec les services documentation, reprographie et informatique. Anne Boulenc souligne que ce positionnement a facilité le démarrage et la progression du projet lancé par le service archives.

Deux problèmes identifiés par les informaticiens et les archivistes ont provoqué une réflexion autour de l’archivage électronique. Le service informatique de la ville a d’abord été alerté par le temps très long de sauvegarde des serveurs : le volume de fichiers à sauvegarder était tel que la sauvegarde excédait la nuit. De leur côté, les archivistes, lucides sur les pratiques bureautiques des 3000 agents de la ville, s’intéressaient à la structuration des arborescences et au sort final des fichiers sauvegardés.

Le projet d’archivage électronique enfin défini est structuré autour de trois axes :

  • le référencement, la documentation et l’identification des données contenues dans les applications métiers,
  • la recherche d’un outil technique d’archivage électronique dans la perspective d’une mutualisation avec l’agglomération grenobloise
  • un travail sur les fichiers bureautiques produits par les services, pour réduire le temps de sauvegarde et définir une méthode de gestion de ces documents.

Pour démontrer au directeur le bien fondé du travail à mener sur ce troisième axe, les archivistes n’ont pas hésité à le mettre à l’épreuve en lui demandant de retrouver un document précis dans le serveur…

Dans un premier temps, les archivistes et informaticiens ont bloqué l’accès au lecteur W destiné au stockage des dossiers intermédiaires et n’ont plus accordé de volume supplémentaire au lecteur L utilisé pour le stockage des documents courants des services. Cette organisation du serveur en deux lecteurs, L pour les archives courantes et W pour les archives intermédiaires, est directement inspiré de la théorie des 3 âges bien connue des archivistes. Ce verrouillage des lecteurs oblige les services à entrer en contact avec les archivistes. Ceux-ci peuvent alors commencer une action de sensibilisation et expliquer aux agents la nécessité d’encadrer la création des fichiers bureautiques et d’en assurer une bonne gestion.

Le bilan de cette action est positif.  115 services ont été informés de ces problématiques, 50 ont été sensibilisés aux procédures de gestion des documents bureautiques mises en place par les archivistes, et environ 40 arborescences informatiques ont été reprises.

Le travail de reprise de ces arborescences est très long. Les archivistes expliquent d’abord à leurs collègues les problèmes posés par les mauvaises pratiques de classement et de création des fichiers. Ils lancent ensuite une chasse aux doublons informatiques (jusqu’à 60 000 dans un seul service !) et les invitent à les supprimer. Enfin commence un travail de dialogue avec les agents pour définir une nouvelle organisation des dossiers en fonction des missions et du fonctionnement du service.
Une fois l’arborescence définie pour le lecteur L, le service producteur continue à l’alimenter dans le respect de la nomenclature mise en place tandis que le lecteur W est sous la responsabilité du service des archives. Ce lecteur W est structuré en trois dossiers : documents de travail (modèles de documents) non archivés, éliminables à terme et documents à conservation définitive. Dans ce dernier dossier, la nomenclature est reprise pour structurer les fichiers.
En parallèle de ces actions de structuration, Anne Boulenc précise qu’il faudrait idéalement créer des tableaux de tri mixte pour le papier et l’électronique.
La mise en place concrète des arborescences a soulevé le problème des droits d’écriture et de lecture donnés aux agents sur les documents. Ce travail de définition des droits est très chronophage pour le service informatique.

Pour conclure son intervention, Anne Boulenc a abordé les enseignements tirés de ces différentes expériences. Les agents des archives ont rencontré des difficultés pour mettre en place les procédures et élaborer un discours cohérent et adapté aux besoins des services. Le positionnement de l’archiviste face à l’informaticien est parfois difficile à trouver. Les archivistes ont dû faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation car chaque cas rencontré dans les services étaient différents.
Malgré tout, ils ont le sentiment de participer à l’élaboration d’une nouvelle culture dans la collectivité en apportant des outils qui aident les agents.
La collaboration étroite entre les services archives et informatique contribue à donner une autre image des archives. Elle permet de faire reconnaître le rôle de conseil de ces deux services au-delà de leurs rôles traditionnels de supports techniques. Cette expérience incite plus généralement à une réflexion sur le travail collaboratif et le partage des données. Ces pratiques ne semblent pas encore faire partie de la culture territoriale. La mise en place d’une GED et l’intranet de la collectivité aurait sans doute un rôle à jouer dans le développement de ces méthodes de travail.
Anne Boulenc souligne en dernier lieu la nécessité de développer une plus grande communication autour de ce type de projet et de solliciter le niveau hiérarchique le plus élevé pour en assurer le succès.

A la suite de cette intervention, la salle est revenue sur la question du contrôle scientifique qui s’appliquent aux destructions opérées par les agents. Les laisser libres de détruire les fichiers fait débat. Cela risque de leur donner de mauvaises habitudes même si les documents cités par Anne Boulenc sont à priori des documents sans valeur juridique ou des doubles.
Il est également rappelé que l’opération menée à Grenoble n’est pas à proprement parler une opération d’archivage électronique mais une opération de classement de dossiers informatiques. Cette opération est néanmoins un préalable indispensable qui permet de donner des règles de nommage, de structurer et d’identifier les fichiers qui seront archiver à terme.

Virginie Gentien (archiviste, Chassieu)

Galerie | Cet article, publié dans Journée d'études, est tagué , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s