Débuter un projet d’archivage électronique avec l’aide d’un prestataire : quels enjeux pour quels objectifs?

Journée d’études du groupe régional Rhône-Alpes AAF : « retours d’expériences rhônalpines en archivage électronique », 14/12/12.

Avant de mettre en place un Système d’archivage électronique (SAE), il faut faire des études pour en délimiter le périmètre et les modalités d’application. Les interventions de Catherine Dormont, Florence Bernigaud (Archives municipales de Lyon) et de Xavier de la Selle (Archives municipales de Villeurbanne) ont permis d’avoir des retours d’expériences sur la mise en place de cette phase avec l’aide d’un prestataire.

Le travail des Archives municipales de Lyon avec un prestataire pour la première phase du projet d’archivage électronique a débuté fin 2011 ; toutefois, l’équipe des AML réfléchissait sur ce projet depuis 2001 suite à la loi du 13 mars 2000 portant sur l’adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information. Mais, n’ayant pas encore l’appui de la hiérarchie, les archivistes ne sont pas pour autant restés inactifs. Ils ont mis en place une veille juridique et technique, participé à des groupes nationaux et locaux sur le sujet et également créé des fiches techniques sur la bonne gestion des documents bureautiques et sur l’archivage électronique, qui ont été mises à disposition des services via l’intranet. En parallèle à ces actions, lors des refontes d’arborescence ou des opérations de conseil auprès des services, les archivistes ont également cherché à sensibiliser les agents à ces questions de bonne gestion des documents électroniques.

C’est avec le projet « émeraude », qui visait à améliorer le service public, à réduire les dépenses et à s’inscrire dans une démarche de développement durable, qu’une première démarche s’est mise en place. Ainsi, un chef de projet a été désigné au sein du service Informatique et un poste d’archiviste dédié à ce projet a été créé. En 2010, ce projet a été inscrit au schéma directeur du service informatique (SDSI). Toutefois, le projet n’a pas beaucoup évolué en deux ans et les Archives n’étaient souvent contactés par le service Informatique que lorsque les projets étaient déjà bien avancés. Cela a été le cas, par exemple, pour le projet SAS (Stockage, Archivage et Sauvegarde) qui avait pour objectif de définir des moyens à mettre en œuvre afin de mieux gérer la production bureautique. Toutefois, ce projet ne comportait pas réellement de solution d’archivage électronique, mais consistait plutôt en la mise en place d’un stockage déporté selon le degré d’utilité des documents. En 2011, les choses se sont pourtant accélérées avec le changement de DSI, la réorganisation de la DSIT et la venue d’un nouveau DGS, qui ont entraîné la révision du SDSI, avec comme objectif la radiation de tous les projets dont les démarches n’étaient pas bien engagées. De fait, pour que la mise en place de l’archivage électronique soit maintenue dans le SDSI il fallait donc accélérer son démarrage. Cette contrainte temporelle était d’autant plus forte que pour avoir recours à un prestataire, il fallait respecter le calendrier de passation des marchés publics. La formule de l’accord cadre a donc été choisie pour mener un projet en trois phases :

  • Une phase d’analyse du besoin avec la réalisation d’une étude de cadrage dont les conclusions devaient être soumises à la commission de validation

  • Une phase d’étude d’orientation afin de déterminer plusieurs scénarii pour répondre à la problématique

  • Une phase de mise en œuvre du projet après un nouveau passage en commission de validation.

Pour la réalisation des deux premières phases, l’intervention d’un tiers était déjà envisagée depuis un certain temps. En effet, les archivistes avaient remarqué que la parole d’une personne extérieure au service avait un impact dans la discussion et donnait plus de poids aux arguments des archivistes. De plus, la nouvelle démarche de projet mise en place imposait que ce soit la direction métier qui soit porteuse du projet. Ainsi, l’archivage électronique n’apparaissait plus comme un projet informatique propre aux Archives, mais bien comme un projet transversal. Pour renforcer l’importance de la transversalité de cette problématique, les Archives ont souhaité que la direction générale y soit fortement intégrée. Ainsi, le premier souci a été d’instaurer une synergie durable avec le service Informatique afin de faire reconnaître l’archiviste comme un expert à faire intervenir dans tous les autres projets portant sur la gestion des documents électroniques.

Après cette mise en contexte, Catherine Dormont et Florence Bernigaud ont présenté les difficultés soulevées par le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) qui a coûté près de trente mille euros, ainsi que les points positifs de cette dernière. Trois difficultés principales ont été soulignées :

  • La contrainte temporelle, qui a largement été sous-évaluée tant par le service Archives (pour qui cette expérience a été un apprentissage rude de la pratique de gestion de projet, plus chronophage qu’il ne le pensait de prime abord) que pour le prestataire (qui a pensé qu’il pourrait rajouter des journées de sensibilisation qui ont pourtant entrainées le dépassement des délais dès le début des opérations). De fait, à ce jour deux livrables sur quatre n’ont pas encore été validés.

  • La gestion de l’information. Cette dernière s’est avérée primordiale et d’autant plus délicate qu’il existait de nombreux espaces de travail à coordonner (un pour le service Informatique, un pour le prestataire et un pour le service Archives). De plus, la communication a été très importante et a nécessité un travail de réadaptation des arguments et du vocabulaire aux huit mille agents des soixante directions concernées.

  • Différence entre la vision des Archives et la réalité. Le fait que le prestataire était à la base un informaticien a entrainé sa réflexion directement sur les question techniques, et a donc laissé moins de place à l’approfondissement de la réflexion institutionnelle que le service Archives ne l’aurait souhaité. De plus, le temps nécessaire à la communication et à la relecture des livrables a laissé moins de temps aux archivistes pour approfondir cette réflexion.

La contrainte de temps a donc été la plus importante car elle est à l’origine des deux autres difficultés rencontrées, mais chacune d’elles ont également eu un impact positif. Le fort
cadencement imposé a entrainé un bon dynamisme. La formation d’informaticien du prestataire l’a positionné en  véritable facilitateur de compréhension entre les archivistes et les informaticiens. Les journées de sensibilisation ont tout de même réuni cent cinquante personnes. La forte nécessité de communication a de plus permis au service de disposer maintenant d’un important arsenal de documents types et de schémas donnant une bonne visibilité à l’action des Archives.

En bilan de cette année, il est également ressorti l’importance d’analyser l’existant mais en ciblant certains services types plutôt  qu’en cherchant l’exhaustivité, ainsi que de bien savoir ce que le prestataire attend du service afin de pouvoir recadrer rapidement ses actions et ainsi éviter de trop grands retards.

Xavier de la Selle a ensuite présenté le contexte et le déroulement de l’AMO en cours à Villeurbanne. Il a fait état de beaucoup de points communs avec celui de Lyon, mais a tenu à souligner la différence d’échelle des deux projets, car Villeurbanne a deux fois moins d’agents et quatre fois moins de directions que sa voisine. Toutefois, malgré cette différence de taille, le coût de l’AMO a été plutôt similaire (vingt-cinq mille euros). La mise en place de cette AMO pour l’archivage électronique n’était qu’un des nombreux axes du projet « Villeurbanne ville numérique ». Ainsi, le projet a commencé à être évoqué dans des réunions du comité de pilotage du projet général avant qu’un groupe de travail plus spécialisé ne redéfinisse les enjeux sur le plus long terme (développement du record management pour la production numérique, et mise en place d’une politique de gestion documentaire globale pour le documents engageants. De fait, l’AMO n’a pas porté sur la rédaction d’un cahier des charges pour la mise en place d’un SAE, mais a surtout été utile pour définir les priorité en terme d’archivage et instaurer de bons principes de gestion.

Comme à Lyon, la plus grande difficulté a été celle de la gestion du calendrier des opérations, qui était très restreint. Et de fait, la grille d’enquête de sensibilisation préalablement prévue a été abandonnée et retravaillée en faveur d’une version plus synthétique. Toutefois, la matière recueillie grâce aux réponses des services a tout de même été suffisante pour déterminer les problématiques principales des services. Ces questionnaires ont permis de constater que si tous les dossiers engageants sont toujours sur support papier, des pratiques non encadrées de numérisation entrainent des suppressions d’archives sans bordereaux d’élimination. Les réponses recueillies ont également permis de confirmer la grande hétérogénéité des méthodes de travail et la nécessité de bien faire comprendre aux agents la différence entre les documents de travail et les archives, ainsi que l’importance des données produites par les logiciels métiers. Ce dernier point est très intéressant car il souligne la disproportion entre les documents bureautiques, très visibles, et ce type de documents dont la gestion est peu pensée.

En conclusion, Xavier de la Selle a insisté sur l’importance de la transversalité de tels projets, même si cette dernière implique des enjeux politiques divers et donc parfois des tensions sur la question du portage. Il a également rappelé que, si les coûts financiers de la mise en place de l’archivage électronique sont difficilement évaluables, les coûts humains et en temps sont eux très importants et à bien considérer dès le départ. Et qu’enfin, ce genre de projet est souvent l’occasion d’établir des relations fortes et durables entre les Archives et le service Informatique.

Florian Giraud (archiviste à Annemasse Agglo)

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