Du Master 2 au Monde du travail : les archives intercommunales

Si le stage de fin d’études est l’occasion de découvrir certains aspects peu ou pas abordés lors des cours de master 2 et constitue une expérience très enrichissante, les premières missions en tant qu’archiviste professionnel permettent de mieux comprendre certaines problématiques étudiées en cours, d’en découvrir de nouvelles et de reconsidérer encore la grande diversité de la profession. Après mon stage de fin d’études aux Archives municipales de Chassieu, j’ai surtout travaillé en intercommunalité, dans deux EPCI différents ; d’abord à Annemasse, dans le service dirigé par Nathalie Favre-Bonvin, puis à Saint-Julien-en-Genevois où il n’y a pas de service d’archives constitué. Cet article s’adresse plus particulièrement aux étudiants en master, et s’attachera donc à montrer  très succinctement quelques particularités du travail en intercommunalité, étant bien entendu que des situations très diverses existent et qu’il s’agit ici surtout des cas où il n’y a pas à proprement parler de service d’archives.

La question du pré-archivage

Travailler en intercommunalité, c’est travailler principalement au plus près des services, et donc sur des archives intermédiaires. Cela revient à questionner tout le travail de l’archiviste, tant dans la façon de classer les documents que dans l’utilisation du vocabulaire lors de la formation des agents, ou encore dans l’organisation des espaces de conservation.

Le traitement des archives tout d’abord. Une des distinctions primordiales à faire lorsque l’on traite des archives intermédiaires est celle entre les documents à conserver définitivement et ceux éliminables à termes. Cela se matérialise par la séparation physique et intellectuelle de ces deux catégories via la création de deux inventaires et cotations par service (W et EL par exemple). Découper ainsi les archives et créer des inventaires pour les éliminables n’est pas ce que j’avais retenu de plus importants des cours sur le classement, pourtant sans cette distinction le travail de l’archiviste en relation directe avec les services semble impossible. Les cours sur le classement nous ont appris à utiliser ISAD-G, toutefois lors du classement de ce type d’archives au quotidien, on ne peut que très rarement utiliser ces principes. Lors de missions courtes pour résorber l’arriéré et former les agents à la bonne gestion de leurs documents, la mise en place d’un plan de classement est relativement difficile, le classement s’effectuant plus au niveau du dossier. Il en va de même pour la description : on ne respecte souvent pas le principe de non répétition de l’information. La mise en facteur de l’objet s’avère difficile à expliquer et son utilisation par les services après l’intervention peu probable ; d’autre part, dans un contexte d’instrument de recherche sous format Excel elle peut parfois s’avérer être un frein à une recherche rapide. Cela peut paraître normal pour du pré-archivage, mais la distinction entre pré-archivage et archivage définitif est très floue dans le cadre communautaire, et l’archiviste (lorsqu’il y a un service dédié) a souvent peu de temps ensuite pour reclasser et recoter physiquement ces archives. C’est là que la création d’instruments de recherche méthodiques devient intéressante.

Ce premier impératif fait s’interroger sur l’utilisation des termes lors des formations. La théorie des trois âges des archives s’avère ainsi délicate à expliquer aux agents lors des formations. Pour le passage entre l’âge courant et intermédiaire, pas de problème, mais pour leur expliquer quand une archive peut se qualifier de définitive, ça se complique un peu. Que prendre comme point de repère ? La fin de la DUA ? Cette notion est assez floue s’agissant des archives à conserver définitivement. En effet, le passage des archives vers les lieux dédiés à leur conservation (pas nécessairement des magasins spécifiques), coïncide rarement voire jamais avec la fin des DUA. De plus, lorsqu’il y a de véritables magasins d’archives ils accueillent aussi bien des éliminables à terme que des archives à conserver définitivement. Et on ne parle même pas de dépôt en archives départementales. A mon sens, il vaut parfois mieux utiliser le terme générique « d’archiver »  et encourager les services à décrire et coter leurs dossiers le plus tôt possible sans les encombrer avec les notions de pré-archivage et d’archivage.

Ainsi l’une des principales qualités de l’archiviste est de pouvoir comprendre rapidement l’environnement où il évolue et proposer les solutions les mieux adaptées pour la conservation, la recherche et la future valorisation des archives, sans rester bloqué dans des raisonnements de « versements », « plan de classement » ou respect de ISAD-G.

La proximité des services

Un aspect très intéressant du travail en intercommunalité (mais qui se retrouve à d’autres postes), est la proximité des services versants. Cela permet de bien comprendre le fonctionnement, et de prêcher la bonne parole de l’archivage, même s’il est parfois difficile de faire comprendre que l’on doit ouvrir leur armoire pour archiver un dossier dans son intégralité. Cette grande proximité fait que les agents n’hésitent pas à nous solliciter sur des questions très variées qu’ils se posent au quotidien : ne serait-il pas plus simple de numériser toutes ses offres non retenues qui encombre nos bureaux ? Le taux d’hygrométrie est-il bon dans cette pièce pour y stocker nos archives ? Est-ce que je dois communiquer sur CD-R le projet de SCOT actuellement en phase de concertation publique ? Etc. Autant de questions très diverses qui font, à mon sens, l’intérêt de ce métier et face auxquelles la formation du master, grâce à sa généralité, nous a donné les bases pour pouvoir répondre en général et savoir où rechercher les précisions nécessaires. Face à ces sollicitations, il faut également essayer d’avoir assez de recul pour les canaliser et expliquer qu’il faut agir avec méthode.

La mutualisation

Un des derniers points qui selon moi fait l’intérêt du travail en intercommunalité est la possibilité de mettre en place la mutualisation suite à la modification du code du Patrimoine de juillet 2008. Cette démarche est extrêmement enrichissante, car elle nécessite beaucoup de pédagogie et de diplomatie,  permet de faire des diagnostics et d’aborder d’autres problématiques. Ce type de projet est souvent très intéressant pour des petites communes. La préparation des interventions permet là encore de se poser des questions quand à la mise en place d’un système d’archivage dans de petites structures où l’utilisation de la série continue peut s’avérer délicate à mettre en application. Ainsi, la mutualisation offre encore plus de variété dans le travail de l’archiviste intercommunal, dont certaines actions se rapprochent alors de celles d’un archiviste itinérant en Centre de gestion.

Florian Giraud, archiviste à la CCG (74).

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