Retour d’expérience : Classement et instrument de recherche : de la théorie à la pratique

Au cours de cette année universitaire 2013-2014, les étudiants du Master 2 Métiers des Archives ont été initiés à la pratique du classement et de la rédaction d’un instrument de recherche archivistique, cœur de métier de leur future profession.

Cette initiation a pris la forme d’un séminaire de cours intitulé « Classement et instruments de recherche ». Ce séminaire a occupé une partie non négligeable du premier semestre de l’année universitaire – de septembre à décembre 2013 –, avec des séances de cours qui se sont tenues d’une manière générale les vendredis, dans les locaux des Archives municipales de Lyon.

Ce séminaire s’est déroulé en deux temps. Dans un premier temps, les étudiants ont suivi deux séances de cours théoriques de 3 heures chacune, durant lesquelles Agnès GOUDAIL, archiviste aux Archives départementales de la Loire, leur a exposé les grands enjeux et objectifs du classement. Durant le premier cours, elle leur a expliqué ce qu’étaient le classement et la description archivistique et leur a exposé les grands principes sur lesquels reposait le classement : principe de respect des fonds, principe de l’unicité des instruments de recherche, respect des normes internationales ISAD (G) et ISAAR (CPF)… Le deuxième cours a été axé particulièrement sur les instruments de recherche et leur rédaction : types d’instruments de recherche existants (instruments de recherche synthétiques ou analytiques), notions et principes de base de l’analyse archivistique, exposé des différentes parties de l’instrument de recherche, etc. Enfin, le cours théorique s’est terminé sur les différentes étapes d’un classement.

Dans un deuxième temps et afin de mettre en pratique ces nouvelles connaissances, une mise en situation leur a été proposée au travers de quatre séances de travail de 6 heures chacune encadrées par Jean Bernard Moné, attaché de conservation du patrimoine aux archives départementales de la Loire, ainsi que d’Agnès Goudail. La promotion a alors été divisée en quatre groupes, chacun des groupes devant classer un fonds issu soit des Archives départementales de la Loire, soit des Archives municipales de Lyon. L’objectif final de ce classement était, pour chacun des groupes, de parvenir à établir un répertoire numérique détaillé relatif au fonds qu’ils avaient à classer.

Groupe 1 : Sabine Brunhes, Benoit Gillet, Cédric Guyon, Charlotte Wolff
Notre groupe a été confronté au classement d’un fonds, provenant de la Société hippique de la Loire (à l’origine connu sous le nom Société d’encouragement pour la production et l’amélioration des chevaux dans le département de la Loire). Il s’agit d’archives privées, couvrant la période de 1872 à 1965 ; il s’agit d’un dépôt auprès des Archives départementales de la Loire, effectué par un des membres de la famille de Poncins en 2006. Ce fut une famille forézienne importante, elle fut à l’origine de cette association pour la promotion de la race chevaline dans le département de la Loire, Emmanuel de Poncins en prit l’initiative en 1872. Par la suite, plusieurs membres de la famille de Poncins furent les présidents de la société hippique, qui se développa à Feurs. Elle prit réellement son essor en 1926
Le fonds que nous avons dû classer était à l’origine un vrac, sans classement prédéfini par le producteur, seulement quelques dossiers simplement constitués. Nous avons dû dans un premier temps, réaliser tout un travail de recherche sur l’association, sa création, ses membres, son développement, ses activités pour être mieux à même de comprendre le fonds, sa logique, son contexte… puis nous avons dans un second temps ventilé les documents selon de grandes catégories calquées sur les grands domaines d’activités du producteur. Nous avons établi en cela la future structure de notre plan de classement. Nous avons ensuite constitué et décrit des unités documentaires, des articles, côtés de manière provisoire ; nous avons pour cela travaillé à partir de fiches de travail type (rassemblant les informations suivantes : producteur, thématique, analyse, dates extrêmes…). En reclassant les fiches de description et en s’appuyant sur les règles de description de l’ISAD(G), nous avons établi notre plan de classement définitif, qui s’est divisé en grandes parties (la création, le fonctionnement et les activités de la société), cela a donné lieu au final à la rédaction d’un répertoire numérique.
Les difficultés que nous avons pu rencontrer lors du classement furent tout d’abord la question du vrac, la masse documentaire à notre disposition, qui nous a paru dans un premier temps presque insurmontable, et par la suite, durant l’opération de classement, la question des quelques dossiers constitués par le producteur, qui pouvaient parfois plus nous induire en erreur que réellement nous aider, cela nous a fait nous poser la question du respect de l’ordre originel du fonds à respecter ou non et le cas de son adaptation en vue d’une meilleure compréhension du fonds.

Groupe 2 : Ségolène Bérard, Yoann Guillet, Amaury Tribalat
Notre groupe a eu à classer un fonds en provenance des Archives départementales de la Loire : il s’agissait de la partie du fonds de l’Ingénieur des Mines de la Loire relative au contrôle et à la surveillance des sources d’eaux minérales dans le département de la Loire avant 1940. Les archives de ce fonds couvraient une période représentant presque un siècle, puisqu’elles allaient, en réalité, de 1849 à 1938.

La première étape de notre classement fut de déterminer le service producteur des archives en question. Cette étape fut quelque peu délicate pour nous, néophytes, qui débutions dans le classement. En effet, beaucoup de documents émanaient de la préfecture de la Loire à Saint-Etienne ou bien des sous-préfectures du département ; d’autres – également en grand nombre – émanaient des sociétés d’exploitation des eaux minérales. Finalement, au vu du nombre de documents signés par l’Ingénieur des Mines ou qui lui étaient destinés, il s’est avéré qu’il s’agissait du fonds de l’Ingénieur des Mines de la Loire.

La deuxième étape du classement fut de rechercher et de déterminer le rôle et les missions de l’Ingénieur des Mines relatives au contrôle et à la surveillance des eaux minérales. Il s’agissait de déterminer précisément les tâches que remplissait l’Ingénieur des Mines dans la surveillance des eaux minérales. Ceci passa par le recensement des différents textes législatifs et réglementaires relatifs à cette dernière mission.

Au fur et à mesure du dépouillement des documents d’archives, il nous est apparu évident d’adopter un plan de classement basé sur une division par commune, puis par source. Nous avons donc décidé de rassembler toutes les sources d’une même commune dans des dossiers aux cotes contiguës. A l’intérieur de ces dossiers, nous avons rassemblé tous les documents d’archives relatifs à une source donnée dans un seul et même dossier. Notre fonds concernait ainsi une quinzaine de communes dans la Loire, dont trois principales : Montrond-les-Bains, Sail-sous-Couzan et Saint-Galmier. Nous avons également décidé, pour les dossiers les plus importants – sources de Saint-Galmier et de Sail-sous-Couzan –, d’isoler, dans un sous-dossier, les déclarations d’utilité publique qui constituent, en quelque sorte, les autorisations préalables à l’exploitation des sources.

Les principales difficultés rencontrées lors de ce classement furent le repérage et la distinction des sources exploitées de celles inexploitées, l’attribution de certains documents à une source donnée plutôt qu’à une autre (notamment lorsque plusieurs sources étaient gérées par une même société d’exploitation d’eaux minérales) et la présence de documents non libellés, sans organe émetteur avéré, et qu’il était difficile de rattacher à une source ou à une autre.

Groupe 3 : Hugo Ausenda, Carol Demessieux, Sébastien Larzillère, Marina Polzin
Comme pour nos collègues, l’exercice pratique de classement a été l’occasion de nous confronter à la réalité et à la difficulté de cette opération, d’un point de vue matériel et intellectuel.

Le fonds que nous devions classer se composait de 18 boîtes, donc un volume relativement important pour le temps qui nous était imparti. Il avait cependant déjà fait l’objet d’un premier traitement. La principale difficulté que nous avons rencontrée, outre l’importance matérielle des dossiers à traiter, a été la présence de plusieurs producteurs. Il s’agissait en fait d’un groupe de fonds d’écoles de filles de Firminy qui ont été regroupées ou se sont succédées sur le site actuel du lycée Albert Camus de Firminy. Le versement que nous devions traiter comportait également un sous-fonds distinct contenant des documents relatifs à un Centre d’apprentissage de jeunes filles associé aux autres établissements, et un autre « fonds » indépendant, celui d’une association d’anciennes élèves.
Ces établissements, ayant chacun une date de fondation précise et des missions différenciées, étaient cependant réunis sous une même direction. Notre problématique a donc été de savoir s’il fallait ou non séparer les différents producteurs identifiés.
Enfin la datation des documents allait de 1911 à 1959, et le fonds était par conséquent potentiellement à cheval sur une cotation en 1T et une cotation en W.

Ce classement nous a demandé un gros travail de recherches historiques en amont pour connaître l’évolution de l’enseignement primaire et technique en France au XIXe et au début du XXe siècle. Ceci afin de nous permettre de démêler les producteurs, et de comprendre les relations qu’ils pouvaient entretenir. Nous avons regroupé et synthétisé les informations trouvées dans des fiches ISAAR(CPF).
Cela nous a permis de mieux aborder les différents documents que nous rencontrions dans le fonds, et de faire une première analyse rapide pour savoir dans quelle mesure il était possible de dissocier les producteurs. Il s’est avéré qu’il était difficile d’organiser le fonds selon les établissements à cause du trop grand nombre d’éléments concernant simultanément plusieurs établissements.
Concernant la série de classement, dans la mesure où le fonds comportait une majorité de documents postérieurs à 1940, il a été choisi de le coter entièrement en série W.

Ce travail a été très instructif, et nous a montré la nécessité d’une contextualisation préalable pour identifier et situer la provenance des documents. Par ailleurs, nous avons compris toute l’importance de la réflexion intellectuelle, qui passe par un travail méthodique et des analyses précises des différents dossiers, afin de déterminer le plan de classement le plus pertinent dans le respect des fonds.

Groupe 4 : Estelle Arnulf, Marion Rivière, Marine Steelant
Notre groupe a traité le fonds de l’association ESSANA-ACFAL, conservé dans les archives municipales de Lyon. Ce fonds privé, donné aux archives municipales le 18 janvier 2012, comprend 19 articles et mesure 1 mètre linéaire. L’association ESSANA-ACFAL a été fondée en 1947 sous le nom Etudes Sociales – Service d’Accueil aux Nord-Africains avant d’être rebaptisée en 1963 sous le nom d’Association de Coopération Franco-Algérienne du Lyonnais. Cette association avait pour vocation de proposer des aides diverses aux immigrés nord-africains : logements, enseignement du français, réinsertion sociale et professionnelle, organisation d’activités.

La première séance de travail de classement s’est appuyée sur l’inventaire préalable fourni par les archivistes municipaux en vue de découvrir le contenu des documents, riches de la diversité des activités de l’association. Un dépouillement efficace des boîtes lors de cette première séance nous a permis de mettre leur contenu, très diversifié, en évidence et de nous rendre compte de la complexité que peut comporter un fonds d’archives, même de volume restreint. Nous avons établi un plan de classement provisoire et avons poursuivi en parallèle nos recherches sur l’association, contactant notamment une des personnes ayant eu à étudier le fonds au LAHRA (Laboratoire Historique Recherches Rhône Alpes). Les séances suivantes ont été consacrées à un travail documentaire qui nous a conduit à modifier notre plan de classement provisoire en conformité avec les résultats de nos découvertes. Nous avons terminé le travail sur le fonds par l’analyse archivistique et la synthèse, permettant de saisir l’ensemble de l’article.
L’instrument de recherche a été rédigé au fil des séances. Il a pris la forme d’un répertoire numérique détaillé, et a été corrigé à chaque étape de son élaboration par nos deux professeurs.

Cette première expérience de classement nous a donc permis de passer de la théorie à la pratique et de rédiger notre premier instrument de recherche. Cela nous a permis de voir les points que nous maitrisions et ceux où il faut encore que nous progressions. Pour la plupart d’entre nous, ce cours a été la première véritable confrontation avec un fonds d’archives et l’opération s’est révélée des plus instructives et ne pourra qu’avoir un impact bénéfique sur la poursuite de notre master professionnel et durant notre stage. En effet, ce premier classement nous a permis d’intégrer les connaissances théoriques liées au traitement des archives.

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