Accompagner les directions financières dans leurs projets de dématérialisation

L’ADAL a été invitée le 16 avril dernier par Artak ABEDI, directeur de Damaris, à une table ronde sur le thème de l’accompagnement des directions financières dans leurs projets de dématérialisation.

Damaris est une société spécialisée dans la dématérialisation et le records management ; elle développe notamment ses activités autour de la gestion de projets, la formation, et propose également des progiciels de gestion des documents.

Intervenants :

  • Artak ABEDI : fondateur et directeur de Damaris, dans la dématérialisation depuis plus de 20 ans.
  • Jean-Marc MOREL et Bertrand DUFOUR : membres de RSM CCI Conseils (entreprise d’expertise comptable et d’audit qui a construit une offre de services complète autour de l’information financière et de la mesure de la performance de l’entreprise.)
  • Michel Fourier : France Air (leader françaisde la conception et de la distribution de matériel aéraulique pour les bâtiments tertiaires, hospitaliers, industriels, les logements individuels, et collectifs, ainsi que pour les cuisines professionnelles.)

Présentation de la matinée :

L’enjeu ici est de d’appréhender la problématique de la dématérialisation des documents à travers l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs et de la facturation électronique des clients. En effet, si la dématérialisation est mise en place dans le but de simplifier et d’accélérer le process (de l’envoi de la facture jusqu’à son traitement), il convient de s’interroger sur les normes réglementaires à respecter pour garantir la valeur probante des documents, ainsi que sur les aspects techniques et organisationnels.

Ainsi, la société France Air s’intéresse à la dématérialisation car elle est confrontée d’une part à une problématique de volume du papier, et d’autre part à une gestion parfois difficile des documents en interne (exemple du problème des factures qui se « perdent » au détour des différents services traversés).

  1. Etat des lieux réglementaires :

Certains textes encadrent la dématérialisation des factures et ont donc un impact sur sa mise en œuvre.

Ainsi, la directive européenne TVA de juillet 2010 (entrée en vigueur en janvier 2013) vise à encourager l’utilisation de la facture électronique. Elle rappelle le principe d’égalité entre les factures papier et électronique, ainsi que les conditions garantissant la valeur probante de la facture électronique : authenticité et intégrité, identité certaine, contenu non modifiable.

Par ailleurs, elle ouvre une 3ème possibilité pour garantir cette valeur probante. Jusque-là, les entreprises pouvaient choisir la signature électronique ou l’échange de données informatisées (EDI) ; dorénavant, l’entreprise peut développer un système propre s’il est contrôlé et conforme.

En novembre 2014 un rapport de Philippe Lemoine, La transformation numérique de l’économie, rappelle notamment les options et obligations en la matière en France. Le projet de loi Macron en 2015 reprend des éléments du rapport Lemoine, en particulier dans l’amendement 61B : le gouvernement peut prendre toute mesure pour la dématérialisation des factures dans le but de favoriser l’acceptation de la facture électronique.

Ceci doit se faire de manière progressive, en fonction de la taille des entreprises

  • Janvier 2017 : les grandes entreprises
  • Janvier 2018 : les entreprises de taille intermédiaire
  • Janvier 2019 : les PME
  • Janvier 2020 : les micro-entreprises

Enfin, le Comité Européen de Normalisation (CEN) travaille actuellement sur une norme européenne des factures électroniques

Malgré ce contexte réglementaire encourageant, il y a encore de la résistance de la part des entreprises. Mais il y a tout de même une certaine demande de dématérialisation dans un objectif de rationalisation, d’organisation et d’économie.

Pour Artak ABEDI, la loi ne change pas tout car il existe encore des contraintes pratiques. En effet certaines entreprises ne se lancent pas dans la dématérialisation car elles attendent que les autres le fassent ! Cependant, il encourage les entreprises à commencer le plus tôt possible, même de manière incomplète. Ainsi, il distingue la dématérialisation « fiscale » (tout le processus), la dématérialisation à l’arrivée (à la réception de la facture) et la dématérialisation ponctuelle (par exemple, le duplicata).

  1. Aspects techniques :

Beaucoup d’outils permettent d’accompagner la dématérialisation : GED, SAE, coffre-fort numérique (NF Z 42-020). Parmi eux, l’ouverture pour les tiers par un portail de communication est particulièrement efficace : il permet, par exemple, de déposer de manière sécurisée la facture (traçabilité garantie).

D’après Michel Fourrier, un projet de dématérialisation est lourd à mettre en place car il nécessite de modifier des paramètres techniques.  De plus, les clients demandent les factures en PDF, en pensant que cela suffit à garantir la valeur du document. Or, un document en PDF peut être craqué, et la valeur probante dépend de la signature électronique.

  1. Aspects organisationnels :

Ces aspects-là sont particulièrement importants, car ce sont d’eux que peut dépendre la réussite du projet ! En outre, il ne s’agit pas d’opérer une révolution numérique, mais bien une transformation numérique : on avance par étapes, en s’appuyant sur les trois éléments-clés que sont les outils, les hommes et l’organisation.

La mise en place du projet se fait d’abord au sein de son organisme, ce qui nécessite de bien connaître le mode de fonctionnement interne et de partager une vision commune.

Par ailleurs, les clients demandent de plus en plus de dématérialisation avec tous les problèmes que cela peut amener : pas les mêmes logiciels, pas les mêmes modes de gestion…d’où une vigilance à avoir sur ces points.

En tout cas, la dématérialisation permet le regroupement des opérations client (bon de commande, accusé de réception, bon de livraison, factures) : il est ainsi possible de retrouver l’intégralité des documents du client facilement, sans passer par le papier. De plus, le coût de traitement de la facture n’est pas le même : avec la dématérialisation, on peut économiser environ 40% sur le coût du traitement (en version papier, le coût du traitement d’une facture entrante est de 14 à 20 €, sortante est de 5 à 10 €).

Artak ABEDI rappelle d’ailleurs que ce type de projet est souvent géré via de la sous-traitance, étant donné qu’il ne s’agit pas du cœur de métier de l’entreprise (externalisation).

  1. Avantages et risques :

Pour Artak ABEDI, les principaux avantages sont le gain économique (que l’on peut facilement avancer pour convaincre sa hiérarchie!), la fluidification, le gain de temps, et enfin l’amélioration de la relation avec les tiers, la fidélisation.

Mais il y a tout de même un risque majeur qui se situe en interne : celui ne de pas prendre en compte l’importance de l’adhésion des collaborateurs. Il ne faut pas négliger leur avis et leur laisser le choix d’accepter ou non la conduite du changement. De plus, il est nécessaire d’avoir le soutien de la Direction Générale, décisionnaire dans ce projet. Enfin, pour susciter l’adhésion, mieux vaut commencer par un « petit » projet (par exemple, la dématérialisation des bons de commande), pour ensuite développer le reste.

Michel FOURRIER souligne également l’amélioration de la relation client et une meilleure optimisation des équipes.

Ces différents avantages ont par ailleurs été mis en avant par une enquête de 2015 sur ce sujet, réalisée par la société Markess (société d’études indépendante).

Emanuela GENNUSO, Marion RIVIERE

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