La DRAC Rhône-Alpes en visite aux archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon

Archiviste vacataire à la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) Rhône-Alpes jusqu’à fin juillet, j’étais chargée des archives de la Conservation régionale des monuments historiques (CRMH) : classement de l’arriéré, pistes de réflexion sur le nommage des fichiers électroniques et plan de classement électronique, création d’un guide de bonnes pratiques d’archivage…

Avec l’accord du secrétaire général, Elisabeth Glardon (CHED, chargée des archives et de la documentation pour le Service régional de l’archéologie SRA) et moi-même avons pris l’initiative d’organiser une visite aux archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon.

Cette visite avait plusieurs buts :

– Volonté de sensibilisation des agents de la DRAC à leurs archives

– Accroissement du partenariat entre le SRA et la référente DRAC des AD

– Prise de contact entre la CRMH et la référente DRAC

– Rassurer les agents sur la bonne conservation des archives de leur service après versement aux AD.

Ainsi les 9 et 24 juillet dernier, les agents de la DRAC Rhône-Alpes ont pu se rendre dans les nouveaux bâtiments des archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon. Ces deux visites, co-animées par Sandrine Saubin, référente archives pour la DRAC, et Fanny Eyraud, référente biliothèque et fonds figurés, ont réuni trente-deux agents venant de l’ensemble des services.

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Les archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon (1)

Les archives du Rhône sont créées, comme partout en France, par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) afin de « rassembler dans le chef-lieu du département tous les titres et papiers dépendant des dépôts appartenant à la République ». Les archives du département du Rhône voyagent alors de lieux d’accueil en lieu d’accueil, jusqu’en 1890 où elles s’installent dans un bâtiment construit spécialement à leurs usages. Mais, très vite, l’espace de stockage est insuffisant, et le département décide en 1904 d’acquérir le couvent des Carmes déchaussées (chemin de Montauban), où d’importants travaux sont effectués avant d’y installer les archives en 1912. Ce bâtiment arrivant également à saturation en 1980, il est alors décidé d’acheter, rue Servient, l’usine de vêtement Louis Chomienne et fils.

À partir de cette date, les archives départementales sont alors réparties sur les deux sites :

  • la section ancienne (chemin de Montauban) conserve les archives publiques antérieures à 1800, les archives notariales de toutes les périodes, les archives privées, les cartes et les plans, la bibliothèque historique ;
  • la section moderne (rue Servient) préserve les archives fonds publics postérieurs à 1800, les registres paroissiaux et d’état civil, ainsi que les collections de presse.

Cette double implantation des archives ainsi que la saturation des locaux conduisent le département à décider de la construction d’un nouveau bâtiment en 2005.

Ce nouveau lieu se devait d’être plus fonctionnel, de regrouper les deux anciens sites et d’offrir un espace de stockage suffisant pour les prochaines années. Sur les 72 dossiers d’architectes qui ont été déposés, c’est celui du Lyonnais Bruno Dumetier qui a été retenu en 2008. Le bâtiment a ouvert ses portes en septembre 2014.

Ce bâtiment de 15 000 m² est composé de trois parties :

  •  le socle de pierre, composé du hall regroupant l’accueil et le lieu d’exposition, de la salle de lecture, de l’auditorium ainsi que d’une salle pédagogique ;
  • le corps du bâtiment revêtu d’un métal de couleur or, qui renferme les différents magasins d’archives,  ainsi que des espaces de travail pour le classement des documents. Cet espace permet de conserver 70 km/l d’archives ;
  • les deux derniers niveaux vitrés, qui accueillent les locaux administratifs et le personnel.

La visite du service

Les agents de la DRAC ont découvert le bâtiment sous quatre angles : la collecte, le classement, la conservation, la communication.

La collecte

Ainsi, les agents de la DRAC ont débuté leur découverte des locaux par le quai de déchargement d’archives. Il a pour but de réceptionner les versements d’archives des différents services. En effet, plus de 900 ml entrent chaque année aux archives du Rhône. Parmi ces documents, les AD recueillent, conformément à la loi, les archives publiques provenant des services de l’Etat, qui sont tenus (par la loi) de verser. Mais les AD peuvent également recevoir des documents provenant de fonds privés, qui doivent être conservés en raison de leur valeur de preuve ou de leur intérêt historique. Par la suite, les boîtes sont transférées dans une première salle, afin de vérifier leur conditionnement et leur état matériel. Les boîtes sont alors soit montées directement en magasin, soit reconditionnées, ou encore mises en quarantaine pour celles présentant des risques d’infection/infestation.

Le classement

Ces salles sont importantes dans la mesure où les archives s’accroissent d’années en années. Bien que les services préparent leur versement, il reste tout de même un important travail de classement à faire. Lors de nos visites, trois personnes effectuaient des classements sur trois fonds différents :

– Agnès De Zolt, qui travaille sur un fonds de la sous-préfecture de Villefranche-sur-Saône (série Z) ;

– Elisabeth Eschevins, qui travaille sur des statistiques provenant de la série 6 M ;

– Lazare Kemedji, qui travaille sur un fonds de la série W, concernant des forains et des commerçants.

C’est suite à ce classement que les archives sont décrites, conditionnées et communicables au public, si les délais de communicabilité prévus dans la loi de 2008 le permettent, bien entendu.

La conservation

Les agents de la DRAC ont par la suite visité différents magasins de stockage. En effet, afin de s’adapter à la variété des supports, des tailles des documents, les archives départementales disposent de magasins spécifiques.

Le premier magasin visité était dédié à la conservation des plans; les agents ont pu ainsi découvrir deux types de meuble pour la conservation de ces plans : suspendus et à plat.   Dans ce premier lieu de stockage, des documents issus de deux sous-séries étaient présentés :

  •  222 J 168 : catalogue de tissus de l’entreprise de soierie Pichat Chaléard installée à Champagne-au-Mont-d’Or jusqu’en 2002.  Ce document est non communiqué aux lecteurs car le fonds n’est pas encore classé.
  • 44 J 8, 24, 37, 46, 88, 96 : chartes de mariage et tableau généalogique armorié issus du fonds de la famille Chaponay. Il s’agit de documents spécifiques à la région de Lyon, remontant pour le plus anciens à 1453.
Figure 1 : 222 J 168 : catalogue de tissus de l'entreprise de soierie Pichat Chaléard / 48 J : charte de mariage issus du fonds de la famille Chaponay

Figure 1 : 222 J 168 : catalogue de tissus de l’entreprise de soierie Pichat Chaléard / 48 J : charte de mariage issus du fonds de la famille Chaponay

Le second magasin était à rayonnage mobile et conservait en partie des archives versées par la DRAC.

La découverte de ces magasins a permis de mettre l’accent sur les conditions de conservation des documents (pas de lumière naturelle, contrôle de la température et de l’hygrométrie, renouvellement de l’air), mais également sur le conditionnement des archives. Ainsi, il a été mis l’accent sur la nécessité de disposer de contenants (pochettes papier) neutres, car les pochettes cartonnées de couleur détériorent à long terme les archives qu’elles contiennent. Les AD ne sont pas toujours en mesure de prévoir le reconditionnement, et apprécient que les services versants, conditionnent correctement leurs versements.

Il a également été précisé que pour l’aération des magasins d’archives et le renouvellement de l’air, les archives départementales expérimentent un nouveau procédé de puit d’aération, creusé sous le bâtiment. Ce puit permet la régulation naturelle des magasins, sans avoir recours à la climatisation sauf pour un magasin spécifique, celui contenant les photographies.

La communication

Une fois collectées, classées et conditionnées les archives peuvent être communiquées au public, dans le respect des délais de communicabilité prévus dans le code du patrimoine. Les communications se font dans la salle de lecture, que les agents de la DRAC ont découverte sur la passerelle de verre du 1er étage. Cette passerelle permet d’avoir une vue d’ensemble sur cette salle de 150 places accueillant la présidence de salle, des ordinateurs, des instruments de recherche et certains livres de la bibliothèque.

Bien que les archives soient librement communicables, certains documents sont soumis à des délais de communicabilités spécifiques afin d’assurer par exemple la protection de la vie privée ou la sûreté de l’Etat.

Il a également été rappelé que les archives versées par la DRAC sont librement communicables au service versant quand il y a une demande : c’est ce qu’on appelle une communication administrative. Ainsi, un service de la DRAC peut demander la consultation de ses archives à tout moment, sans tenir compte des délais de communicabilité de la loi de 2008. Pour faciliter cette communication administrative, une navette est même assurée par les AD, afin de communiquer à la DRAC le plus facilement possible les archives qu’elle a versées.

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Ces deux visites ont permis de faire découvrir ou redécouvrir le bâtiment mais également les différentes missions des archives départementales. Elles ont aussi été l’occasion d’accroître ou de nouer des liens essentiels pour la bonne collaboration entre la DRAC et les archives du département.

Je tiens vivement à remercier Sandrine Saubin et Fanny Eyraud pour leur accueil, leur disponibilité et leurs réponses à toutes les questions lors de ces deux visites.

Marion RIVIERE

1 Cette partie a été écrite grâce aux notes de visite des archives départementales

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