La communication interne, maillon fort de la relation avec les services

Ma mission : rendre visibles des archives contemporaines souvent méconnues et sous-exploitées en interne comme en externe. Cela passe par un incessant travail de communication au contact direct de nos usagers que sont, en premier lieu, les services.
Je suis responsable de la valorisation des archives du Grand Lyon depuis juillet 2014, c’est-à-dire la fin de mon stage de Master 2. Après une année dans ce nouvel environnement professionnel, je me rends compte que le temps a passé très vite et que les mois écoulés ont été riches d’enseignements. C’est l’occasion de faire le point sur ce que représente aujourd’hui pour moi le quatrième C de la chaîne archivistique.

Objectif communication

Les archivistes sont bien souvent confrontés au manque d’implication des services dans l’archivage. La Communauté urbaine de Lyon, devenue Métropole depuis le 1er janvier 2015, n’échappe pas à cette règle. A cela plusieurs explications. Dans une institution de cette taille, employant maintenant près de 9000 agents, l’archivage des documents produits et reçus par les services ne va pas de soi pour tous. De plus, son origine très technique et sa création relativement récente (depuis 1969) ne la prédisposent pas, au-delà des obligations légales, à se préoccuper de l’aspect patrimonial de ses archives. Mon travail de valorisation est donc principalement destiné à un public interne pour lequel les Archives constituent un service support susceptible d’apporter une véritable aide dans la gestion intellectuelle et physique des documents, et cela très en amont dans leur processus de création, quel que soit leur support. Après un parcours de plusieurs années dans la communication et le marketing en ligne, ce poste me donne donc l’opportunité de mettre en œuvre des principes de communication que j’avais pu expérimenter précédemment auprès de publics tout à fait différents.

En bout de chaîne ?

Nos actions de communication s’appuient sur le principe d’une chaîne archivistique qui serait davantage un cercle vertueux où la valorisation des archives soutient la collecte et le traitement, qui viennent eux-mêmes nourrir les possibilités d’exploitation. Donner de la visibilité au travail de classement et de conservation permet en retour de faciliter la collecte des documents produits dans les différentes directions de la collectivité. Ceci motive les services à documenter leurs réalisations, à en conserver une trace qui vient enrichir nos fonds et leur apporte plus de cohérence et de consistance. C’est alors un bon moyen de répondre aux demandes des chercheurs internes ou externes qui souhaitent comprendre, à travers l’étude de ses archives, le sens des actions de l’institution. Et finalement, notre capacité à alimenter et satisfaire ces recherches est elle-même une façon de valoriser le travail des services, de les sortir de l’ombre, et de leur montrer l’intérêt de l’archivage. Malheureusement, cette démonstration idéale se heurte dans les faits à de nombreux obstacles, à commencer par l’image contraignante et administrative de la relation que nous avons avec eux.

Les archives, mémoire vivante de la collectivité

Nous devons montrer concrètement aux services versants les différents bénéfices que nous pouvons leur apporter. Alors que les archives sont souvent assimilées à des piles de vieux papiers poussiéreux et inutiles, mon rôle est d’en montrer l’intérêt non seulement pour les services, mais aussi pour les lecteurs externes, urbanistes, architectes, étudiants, ou pour la collectivité elle-même. En premier lieu, les fonds versés sont une ressource indispensable pour les services confrontés à des problématiques légales ou techniques. Le passage à la Métropole et l’intégration de nouveaux agents venus du département rendent également plus prégnante la création d’une culture et de valeurs communes basées entre autre sur la connaissance des réalisations passées et actuelles de cette nouvelle collectivité. Les archives ne doivent donc pas être valorisées pour elles-mêmes, mais comme le témoignage du travail des agents. Nous avons la chance de conserver des archives très contemporaines dont les producteurs sont vivants et dont les projets sont visibles dans le paysage urbain. Dans ce contexte, pour les actions de valorisation comme pour le traitement il est essentiel d’échanger avec les services producteurs afin de comprendre leurs priorités, leurs besoins d’archivage intermédiaire, et de donner plus de sens aux dossiers qu’ils nous versent.

Valoriser les archives

Concrètement, la mise en valeur des archives nécessite de faire preuve de créativité, de rebondir sur l’actualité pour proposer des animations, des conférences, des expositions et des articles toujours renouvelés, susceptibles d’intéresser un public interne très hétérogène. Il s’agit d’être divertissant tout en restant professionnel. Nous essayons ainsi d’envisager notre communication de façon décalée et vivante, par exemple en raccrochant nos actions à des manifestations grand public comme les Journées européennes du patrimoine. Nous avons participé pour la première fois cette année aux Quais du polar en proposant une enquête dans nos magasins. Les agents qui se sont inscrits ont pu découvrir de façon ludique notre fonctionnement et la richesse des fonds. Pour ne pas être associés à une vision passéiste de notre travail, il est également important de rattacher les fonds présentés à des sujets ou des pratiques ayant toujours cours et de monter des partenariats avec les services. Nous avons par exemple proposé en juin de cette année une exposition de maquettes d’urbanismes associée à des interventions de professionnels expliquant les projets représentés.

Les possibilités sont donc nombreuses, autant que la diversité des sujets traités et des supports, et le défi est motivant. Si les Archives souffrent d’un défaut d’image, j’œuvre à susciter l’intérêt des agents non pas pour notre travail, mais pour nos fonds qui sont leurs archives et qui les concernent directement. Reste que le lien entre cet intérêt et la prise de conscience de la nécessité d’archiver ne se fait pas facilement, et le travail de communication s’inscrit dans la (longue) durée.

Carol Demessieux, responsable de la valorisation des archives du Grand Lyon

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