« Un partenariat pour la numérisation d’archives » par Jean-François La Fay des Archives départementales de la Loire.

La seconde intervention de cette journée fut consacrée à l’étude des partenariats, cette fois-ci, pour la numérisation des archives. La numérisation des fonds d’archives et leur mise en ligne est aujourd’hui, une étape clé dans les missions dévolues aux services d’archives : elle permet à la fois une conservation préventive des documents, tout en facilitant leur communication en salle de lecture et leur visibilité sur le web. Elle est le fruit d’un programme de partenariat en amont, qui doit tenir compte des différents acteurs et parties prenantes de ce travail.

Après avoir rappelé les intérêts et les enjeux qui se cachent derrière la numérisation des archives, tout d’abord des raisons budgétaires, aussi des raisons de conservation et de communication, Jean-François La Fay a présenté l’exemple de deux partenariats conclus entre les Archives départementales de la Loire et des professionnels de la numérisation tant du secteur public que du secteur privé.

Tout d’abord, un partenariat a été engagé avec un partenaire du secteur public, une société de géomètres-expert Géodéris. Il s’agit d’un groupement d’intérêt public constitué en 2001 et apportant aux services centraux et déconcentrés de l’État, son expertise en matière de prévention des risques miniers. Ce dernier a souvent sollicité les AD 42 pour de tels partenariats de numérisation liés à leurs propres travaux. Géoderis a élaboré des cartes géologiques des risques miniers dans le bassin de la Loire et s’est donc tourné vers la sous-série 8 S concernant les mines et l’énergie, classé entre 2001 et 2010 et dont un inventaire est paru en 2011. Ces dossiers comportent des archives pour chaque concession, avec de nombreux plans intéressant les géomètres. En 2015, un partenariat est conclu permettant la numérisation de 58 plans. Un cahier des charges a été imposé à ce partenaire qui assure le financement de l’opération et choisit l’entreprise CODEXIA pour la mener à bien.

Les enjeux de cette numérisation sont importants, car cette dernière doit permettre au groupement de réaliser des cartes au sein du plan de prévention des risques miniers. « Le résultat est très satisfaisant, précise Jean-François La Fay, on a obtenu de très beaux plans qui ont permis à GEODERIS de réaliser son travail de cartographie minière, tout en nous laissant le soin de les communiquer, les valoriser et les conserver ». Les archivistes au sein de cette collaboration ont dû fournir un lourd travail de logistique, de description et de ré exploitation ; par exemple, au moment de leur sortie pour numérisation, les plans ont été remplacés par une fiche fantôme, tout un long travail d’indexation a été mis en place… D’autres questions ont été mises en avant notamment la question des machines utilisées par le prestataire a été soulevé du fait qu’il s’agisse de documents patrimoniaux… C’est aussi l’occasion pour les AD 42 de repenser la conservation matérielle de ces plans et de reconditionner l’ensemble des fonds existants. Ils sont donc désormais roulés et non plus pliés, afin de conserver leur souplesse et de les rendre plus facilement manipulables.

Le domaine privé peut fournir de nombreux partenaires pour la numérisation des archives. A côté d’importantes sociétés prestataires de service, on peut rencontrer des professionnels indépendants, c’est notamment le cas pour la Loire. Un contrat a été conclu entre les AD et un photographe retraité, pour la numérisation des fonds notariés. Une convention-type a été signée pour une collaboration maximale de trois ans. Il s’engage à remettre en don ses données numériques. Cette dernière comprend également les conditions de diffusion des images photographiées, sans restriction en salle de lecture et sur internet, mais par contre soumise à autorisation notamment par la signature d’une licence pour toute réutilisation commerciale.

Jean-François La Fay, au travers de son intervention a bien insisté sur le fait que le partenariat de numérisation des archives est avant tout le fruit d’une étroite collaboration, dans laquelle tous les acteurs engagés ont tout à gagner. Mais il a bien rappelé les différents risques que cette coopération peut engendrer et a parfois proposer des solutions pour les éviter. Pour mener à bien un tel projet, le cahier des charges doit être défini dès le départ afin de contrôler la licence juridique des images mises à disposition sur internet. Il s’agit d’éviter tout écueil pouvant compromettre la politique de l’établissement, par exemple un risque de perdre le contrôle des programmes de numérisation. La rédaction d’un bon cahier des charges permet aussi d’éviter de produire des images éparses sans concertation avec la politique de numérisation adoptée par l’établissement.

Tout est possible en matière de partenariat, à condition de bien cadrer l’opération.

Marine Kohler, étudiante en Master 2 « Métiers des archives » de l’Université Lyon III

(promotion 2015-2016).

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Un commentaire pour « Un partenariat pour la numérisation d’archives » par Jean-François La Fay des Archives départementales de la Loire.

  1. Drebo Leopold dit :

    Merci ADAL

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