Des archives municipales au service commun des archives communales et communautaires. Regards sur trois années de mutualisation dans l’agglomération valentinoise (2013-2016).

Intervention réalisée par Julien MATHIEU, Archives communales et communautaires Valence Romans Sud Rhône-Alpes.

La création de la communauté d’agglomération Valence-Romans Sud Rhône-Alpes :

En 2008, Valence se démarquait par l’absence de communauté de communes alors qu’elle comptait plus de 50 000 habitants. Elle se caractérisait par la juxtaposition de syndicats de communes. Actuellement, elle est le 5ème établissement public de coopération intercommunal (EPCI) du Rhône, le 6e EPCI de la nouvelle région Rhône-Alpes et le 1er pôle du sud de la région.

La situation de Valence était due à un souhait des élus, malgré les alternances politiques, de ne pas créer un EPCI trop puissant et d’avoir à la place des petits syndicats intercommunaux. Toutefois, en 2008, les élus souhaitent la création d’une agglomération. Cette dernière se fait avec de grandes tensions, mais elle traduit une réelle volonté politique et donne la possibilité de transférer des compétences. Une nouvelle étape est franchi le 1er janvier 2010 par la création de la communauté d’agglomération de « Valence Agglo – Sud Rhône-Alpes ». Elle permet le rassemblement de la commune de Valence et de onze communes environnantes. Cependant, les communes de l’Ardèche refusent d’intégrer la structure, comme le prévoyait le projet d’origine. La mise en place se fait lentement. En effet, un débat sur la recherche de la forme (mutualisation pour l’agglomération, mise à disposition, création de structures indépendantes) est posé par les différents membres. Le modèle retenu repose alors sur trois services communs : la cuisine centrale, les Archives et le service informatique (SI). Il s’agit d’une mutualisation limitée.

Une accélération apparaît après les élections de 2014 avec la création d’une communauté d’agglomération « Valence-Romans Sud Rhône-Alpes » de par la fusion des intercommunalités de Valence, de Romans ainsi que de deux autres intercommunalités. La nouvelle majorité a cherché à mettre en place une mutualisation plus poussée avec un élargissement des compétences des services et une mise à disposition puis un transfert des agents à la communauté d’agglomération. Le fonctionnement initial prévoyait un partage des ressources et des coûts de fonctionnement.

Le service des Archives municipales de Valence au cœur de la mutualisation :

La période 2003-2012 voit la remise aux normes et la remise en ordre du service des Archives municipales de Valence. Un agent de catégorie A, ainsi que deux agents de catégorie C sont affectés au service. Lors de la création de l’agglomération, il est alors décidé de ne pas transférer les archives, malgré le transfert du service de la culture. Le service des archives est alors intégré à la direction des Sports et des Archives. À partir de 2013, une volonté de proposer une mise en commun du service archives apparaît malgré une absence d’expérience dans le domaine de la mutualisation.

Après accord sur le regroupement des onze communes et de Valence, des groupes de travail ont été mis en place pour étudier la mutualisation des dépenses avec une mise à disposition des personnels contre compensations en ce qui concerne l’archivage. De plus, des contrats ont été passés avec le Centre de Gestion (CDG). Ceci a mis en lumière une forte demande d’archivage de la part des petites communes membres de l’agglomération. Il a été décidé que le service d’archives de Valence interviendrait désormais pour toute l’agglomération. Le financement s’effectuerait en fonction de la mission demandée. Cela repose sur deux offres. Le service intégré est un travail complet sur les « 4C » traditionnels des Archives (collecte, classement, conservation et communication), en fonction de l’accroissement annuel. Le service décentralisé dit des « 2 C » (collecte et classement) propose une intervention dans la commune facturée à la journée.

Cependant, les membres ont décidé de limiter le nombre d’adhérents aux offres à dix. De plus, les adhérents siègent à un comité du suivi qui a la charge de valider le calendrier d’actions, le portefeuille d’activités, le budget et le nombre de jours de mise à disposition

L’évolution du contexte réglementaire a eu peu d’impact au niveau de l’agglomération car il n’y avait qu’un seul service pour toute l’agglomération mais la mutualisation a entraîné un certain nombre de bouleversements pour ce dernier. Elle a permis la création de deux postes de catégories B. Elle a également imposé le récolement de 1,5 kml. Cette tâche a été menée en collaboration avec le CDG et les services concernée. Elle a permis le rattachement hiérarchique à l’administration générale. Cette mesure marque une volonté forte de bâtir sur du neuf, de permettre l’accompagnement des services et des transferts, la création d’outils. La mutualisation permet aussi la mise en place de plusieurs programmes et permet de définir plusieurs objectifs comme la mise en place d’un SAE mutualisé, un meilleur dialogue avec les services selon le cycle de vie du document et l’organisation des activités du service. Elle a eu pour principale bénéfice l’apparition d’une forte demande pour la création d’un bâtiment propre afin de regrouper les services supports.

La mutualisation a cependant mis en lumière quelques défis et problèmes. Il est apparu rapidement une multiplicité des sites (au nombre de 5) même si ces derniers semblent faire l’objet d’une rationalisation rapide. La politique culturelle a évolué après 2014 par un basculement vers le patrimonial, action favorisée au niveau politique et bénéficiant de l’aide du service patrimoine. Un projet d’importance est alors programmé pour 2020 : la réhabilitation d’une ancienne caserne pour accueillir le service des Archives et la médiathèque, regroupés autour d’un patrimoine commun

De plus, la mutualisation impose une gestion plus lourde, la difficulté de rendre compte de l’activité fonctionnelle, un arbitrage par un comité de suivi obligatoire…Une autre difficulté est apparue, car la création du service commun des Archives a abouti à une mise en concurrence avec le CDG. La question a cependant été résolue par la constitution d’un partenariat et d’une politique commune de travail pour certaines missions selon un périmètre précis pour des questions d’efficacité

Ce processus de mutualisation, malgré un certain nombre de difficultés a permis une meilleure visibilité et une reconnaissance du service des Archives communales et communautaire de l’agglomération valentinoise.

Alexis BERCY, Laura BUSSAT, Thomas PASCUAL

Etudiants Master 2 « Métiers des Archives », Université Lyon III (promo 2016-2017)

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