« Réformes des Universités et développement des services d’archives »

Intervention de Pierre CHAMARD, Université Lyon 2 et Jennifer HENGY, Grenoble universités

Lors de la journée annuelle du groupe Auvergne Rhône-Alpes de l’AAF, avec la participation de l’ADAL, sur les « réformes territoriales et administratives dans le monde des archives », Pierre Chamard et Jennifer Hengy sont venus présenter les services d’archives en université ainsi que les réformes qui s’y rattachent. Ils se sont appuyés sur les exemples des postes qu’ils occupent respectivement à Lyon et à Grenoble.

Ces services, à la fois peu connus du public et des professionnels eux-mêmes, rassemblent pourtant des fonds variés soumis à des problématiques de conservation mais aussi à des questions d’ordre juridique. Les services d’archives en université ont été et sont encore soumis à de nombreuses réformes, parmi lesquelles les grandes réformes territoriales auxquelles le territoire français fait face depuis quelques années.

Pierre Chamard et Jennifer Hengy ont, dans un premier temps, présenté le contexte législatif et réglementaire du milieu universitaire, en commençant par la loi 2006-450 de programme pour la recherche, qui crée les P.R.E.S. (Pôles Régionaux d’Enseignement Supérieur). Ils ont été créés respectivement en 2007 et 2009 pour Lyon puis Grenoble. Ils sont par la suite, supprimés en 2013 par la loi 2007-1199 relative aux libertés et responsabilités des universités, visant une autonomie budgétaire sous cinq ans pour les universités. Le 22 juillet 2013 est promulguée la loi n°2013-660 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche (loi dite «Fioraso»), qui vient « retoucher » les deux précédentes par des réformes institutionnelles d’une part (conserver le Conseil d’administration et réunir les Conseils de formation et de recherche dans un seul Conseil académique) et territoriales d’autre part, dans le but de créer de grands ensembles universitaires, davantage visibles à l’international. Ces ensembles pourront ainsi prendre la forme de fusion d’établissement, d’association ou bien de Communauté d’université et d’établissement (ComUE).

Concernant le contexte lyonnais, l’Université de Lyon actuelle (à ne pas confondre avec l’ancienne institution du même nom) est née à la suite de la création des P.R.E.S., réunissant ainsi les universités de Lyon 1, Lyon 2, Lyon 3, Saint Etienne, les grandes écoles et membres associés (au total, 130 000 étudiants et plus de 200 laboratoires de recherche).

L’Université de Lyon a été créée par décret à la fin de l’année 2015 mais les transferts de compétences manquent encore de netteté ce qui présente des difficultés au niveau des archives. En effet, le contrôle scientifique semble ainsi se partager entre les Archives nationales, les Archives départementales du Rhône et de la métropole de Lyon et les Archives départementales de la Loire. La question du statut juridique et de l’avenir attendu se pose alors, sachant en outre que plusieurs des institutions ainsi regroupées ont leur propre service d’archives ou en créent, ce qui implique la mise en place future d’une collaboration efficace.

Pour ce qui est du contexte grenoblois, les trois universités présentes déjà physiquement sur le même campus, ont fusionné au 1er janvier de l’année 2016, réunissant ainsi les différents fonds d’archives, leur offrant davantage de visibilité. Il est important de prendre en compte l’intégralité des fonds (actuellement trois fonds clos et un nouveau ouvert au 1er janvier 2016 pour l’UGA, Universités Grenoble Alpes), principalement constitués des documents des services centraux et des ressources humaines mais comportant également des archives provenant des laboratoires de recherche. Il est important de noter que les pratiques archivistiques vont varier d’une université à une autre. Il n’existait alors aucune politique commune dans la gestion des archives pour les différentes universités fusionnées.

Souvent dans les universités, le nombre d’agents en charge des archives est très peu élevé et il n’est pas rare que l’archiviste soit seul. Les missions sont diverses : il peut s’agir de conseils aux services, de traitement des archives, d’élaboration d’outils de gestion, de gestion de projet, d’une mise en place d’une politique commune d’archivage, d’encadrement du personnel ou encore du placement comme personnel référent à l’accès aux documents administratifs (PRADA). Mais il est à noter une prise de conscience du besoin d’archivage par l’emploi d’un stagiaire, ce qui représente un renfort important et non négligeable au vu de l’état des fonds.

De plus, les postes d’archivistes en université étant relativement récents en France, Pierre Chamard et Jennifer Hengy ont insisté sur l’existence d’une grande quantité d’arriérés auxquels ils ont dû faire face à leur arrivée. Les fusions comportent ainsi de nombreuses complications car elles impliquent des déménagements, et de ce fait de nombreux mouvements des documents avec un éparpillement important des locaux de conservation, de plus inadaptés à leur bonne conservation. Le manque de moyens, les locaux et le matériel inadaptés (zones inondables, étagères en bois, etc.), ainsi que les sollicitations croissantes, proportionnelles à l’augmentation des établissements compris dans ces regroupements sont autant de difficultés auxquelles il faut faire face.

Il est donc primordial de prendre directement contact avec les services de la communication afin de mettre en place des outils de gestion et d’aide (à mettre à disposition sur l’intranet), afin de créer un réseau de correspondants-archives, d’instaurer des formations archives, d’encadrer efficacement le personnel stagiaire et vacataire et d’accompagner les agents tout au long du déménagement. Par ailleurs, en vue des versements aux Archives départementales, il est préconisé de former les agents et de leur faire visiter le service afin de donner du sens à leur action.

Ces différentes réformes conduisent donc à un travail important de réorganisation, impliquant l’instauration de nouvelles méthodes, notamment sur le plan archivistique. Ainsi à Lyon, un groupe de travail d’archivistes a été mis en place pour anticiper un avenir certain : un grand groupe universitaire en devenir. En outre, cela passe aussi par une prise de conscience de l’importance des archives de la recherche, ce qui transparaît au niveau européen par l’attribution de subventions pour lesquelles un plan de gestion est obligatoire.

Nous pouvons relever que les services d’archives des universités sont confrontés aux mêmes problématiques que tout autre service d’archives. De plus, l’intérêt grandissant pour les archives de la recherche, que ce soit par les chercheurs eux-mêmes ou les historiens, sollicite la mise en place de stratégies et moyens efficaces pour leur traitement et leur conservation afin de répondre efficacement à cette demande pour les années à venir.

Anaïs Debaisieux, Marine Devaux et Nancy Forestier

Etudiantes Master 2 « Métiers des Archives », Université Lyon III (promo 2016-2017)

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