« Retour d’expérience : le service des Archives de la ville de Tarare »

Intervention par Christelle IMBERT, responsable du service

Le but de l’intervention de Christelle Imbert, archiviste de la commune de Tarare, est de montrer comment les réformes territoriales sont vécues dans les petites collectivités et dans les petits services d’archives. En effet, depuis les premières lois sur la décentralisation il y a eu des bouleversements qui ont modifié le travail des archivistes et aussi amené un nombre conséquent de nouveaux enjeux autour des archives. La loi NOTRe (Nouvelle organisation du Territoire de la République) est sans doute celle qui a le plus changé la vie et les missions de l’archiviste à Tarare. Ce texte du 16 janvier 2015 oblige chaque commune à appartenir à une intercommunalité. Chaque regroupement acquiert de nouvelles compétences. Le service des archives de Tarare a ainsi été mutualisé avec la communauté d’agglomération de l’Ouest Rhodanien depuis l’année dernière. Cette situation, transitoire, est de plus amenée à évoluer encore.

Christelle Imbert a présenté les deux collectivités qui entraient en jeu dans ce contexte. La commune de Tarare, d’abord, est une ville industrielle, tournée notamment vers le textile, de 10 900 habitants. Elle a subi une crise économique sévère à partir des années 1950 et c’est seulement depuis un peu plus de 10 ans qu’un renouveau dynamique est apporté par la diversification de l’industrie. La ville se construit ainsi une nouvelle image sur le territoire. Christelle Imbert est le seul agent du service des archives de la commune, service crée en 1970 et placé au sein de la mairie. Aujourd’hui elle est la troisième personne à être responsable de ce service qui compte 500 mètres linéaires d’archives, elle fait également un travail de documentaliste pour la ville.

Ensuite c’est la Communauté d’agglomération de l’Ouest Rhodanien (COR) qui nous a été présentée. Elle est issue de la fusion de trois autres collectivités : le Pays de Tarare, le Pays d’Amplepuis-Thizy et la Haute Vallée d’Azergues. Ce regroupement a été fixé par arrêté préfectoral dès le 21 décembre 2012 et son périmètre notifié par arrêté en avril 2013. Il est décidé que le siège administratif sera à Tarare. Le 7 octobre 2013, l’arrêté de création est signé, et la communauté nait officiellement le 1er janvier 2014. Elle est composée de 34 communes, pour 50 162 habitants sur 577 km², dans une zone rurale. Après le vote de la loi NOTRe, la collectivité devient communauté d’agglomération, le 1er janvier 2016.

Cette réforme a eu un impact conséquent sur le territoire, de la commune de Tarare et de la communauté, et sur les archives de toutes les collectivités concernées. En effet, la loi NOTRe fixe des délais vers une mutualisation de services, des transferts de compétences. Le 14 décembre 2015, la COR vote cette nouvelle organisation et aujourd’hui Christelle Imbert peut nous faire un premier bilan pour la Communauté et ses archives. La Communauté d’agglomération de l’Ouest Rhodanien a reçu des compétences obligatoires : le développement économique et les aménagements du territoire, mais aussi des compétences optionnelles comme la voirie, la gestion des piscines, le logement. Enfin elle peut avoir des compétences facultatives comme le tourisme. Dans ce cadre, un office de tourisme pour toute la collectivité est mis en place, tout comme une gestion mutualisée des musées. Tous ces changements ont entrainé des transferts de droit mais aussi des transferts physiques : les agents ayant les compétences pour ces services sont à présent assimilés à la COR.

Dans le même temps, la communauté a également essayé de trouver des moyens pour faire des économies sur ses dépenses de fonctionnement, notamment en mutualisant des services entre son siège à Tarare et les services de la commune. Le service des archives de la commune de Tarare est un des premiers à être impacté à cause de ces questions de transfert de compétences. En effet la gestion des transferts d’archives est liée au transfert des compétences. Ainsi, Christelle Imbert a dû établir plusieurs conventions de transfert puisque la collectivité territoriale productrice reste propriétaire de ses archives, mais la COR a aussi besoin d’avoir ces documents pour la nouvelle gestion des services publics. Ces transferts ont eu des fortunes diverses :

  • La gestion du gymnase est passée de la COR vers la ville sans problème.

  • Un bâtiment industriel de la ville vers la COR : les documents étaient aux archives, dans la mairie. L’intervention a donc été aisée. Christelle Imbert a pu faire un récolement facilement et les deux bordereaux de dépôts ont été validés par les deux exécutifs en même temps

  • La politique de la ville a été transférée à la COR, l’agent de ville est donc lui aussi passé à la COR. La date du transfert a été avancée sans que l’archiviste ne soit prévenue. Il y a eu beaucoup de problèmes : l’agent n’est pas resté, les documents sont à la COR sans qu’il y ait eu la signature d’une convention.

  • Enfin l’assainissement : les archives sont à la ville et doivent être transférées à la COR. Dans l’attente d’un rendez-vous avec la gestionnaire du service dans la communauté d’agglomération, Christelle Imbert a installé une pancarte « Ne pas toucher les documents sans avertir l’archiviste ».

Tous ces transferts de compétences et de documents nécessitent beaucoup d’attention de la part de l’archiviste afin qu’ils se passent dans un cadre juridique clair et surtout pour ne pas perdre une partie ou l’ensemble des archives.

Ces missions sont très chronophages pour l’archiviste et son service au sein de la commune de Tarare. De plus, Christelle Imbert et ses compétences d’archiviste ont été mises à disposition auprès de la COR et des 34 communes qui la composent, deux jours par semaine, pour satisfaire aux obligations légales de s’occuper des archives au sein de la communauté. Aucune autre collectivité territoriale n’avait d’archiviste, que ce soit les communes ou les anciennes communautés. Cette mutualisation du service d’archives est aussi un moyen de faire des économies : en effet, le diagnostic du centre de gestion du Rhône était trop élevé. Les communes au sein de la COR peuvent ainsi bénéficier des conseils et du service de Christelle Imbert pour la gestion de leurs archives et les collectivités peuvent prévoir des interventions qui n’ont jamais eu lieu. Les archives se sont beaucoup entassées.

Il a également fallu prendre en compte, la fusion des anciennes communautés en 2014 : les agents ont occupé l’intégralité des bureaux, et l’ancien local d’archives est lui aussi devenu un bureau. La collectivité a dû louer des appartements pour entreposer les archives. La situation des archives des communautés de communes était également très variable : seule Amplepuis-Thizy avait fait intervenir le centre de gestion, il y a 10 ans. La communauté d’agglomération cherche aujourd’hui un local pour les archives. L’idée de l’hôpital d’Amplepuis qui va déménager semble être la meilleure puisqu’il possède déjà un service d’archives. Les locaux seraient donc déjà plus cohérents pour la conservation des documents de la collectivité.

La mutualisation des archives de la COR entraine beaucoup de travail pour Christelle Imbert. Elle doit en effet gérer les arriérés dans toutes les communes et les communautés de communes qui ont fusionnées. Il faut régulariser les transferts d’archives de ces EPCI vers la nouvelle communauté d’agglomération. L’archiviste a alors établi un calendrier d’action et a calculé qu’un travail sur deux ans devait être nécessaire pour arriver à bout des fonds. La COR a alors signé une convention avec la commune de Tarare, avec l’aide des ADR, concernant les coûts, les moyens humains. Christelle Imbert a ainsi commencé sa mission pour la COR à la fin du mois de juillet 2016. Pendant ce temps de discussion, 14 communes de la collectivité se sont également manifestées pour avoir l’aide de l’archiviste pour des visites et diagnostic au sein de leurs archives communales. Des diagnostics ont été faits pour connaitre l’ordre prioritaire d’action : le local de l’ancienne communauté de la Haute Vallée d’Azergues est sain, de plus il est très loin. À Tarare, les archives sont très mal organisées. Le local de Cublize conservant les archives de la communauté d’Amplepuis-Thizy paraissant le meilleur moyen de commencer, en raison de l’arriéré non-traité de 10 ans seulement. Pour l’instant l’archiviste a un rôle utilitaire et administratif pour ranger et faire de la place et pour que les agents se servent plus facilement de leurs archives. Les missions de valorisation semblent très loin et peu applicables par l’archiviste pour l’instant. De plus, c’est un travail très répétitif à Amplepuis-Thizy, on retrouve essentiellement des marchés publics et de la comptabilité.

Après cette présentation très complète de ses missions, Christelle Imbert nous a fait un bilan avec une ouverture qui laisse espérer que les réformes peuvent changer quelque chose pour l’archiviste. En effet, pour la ville de Tarare, elle a moins de temps pour la collectivité et le public. Les services municipaux doivent attendre beaucoup plus pour avoir les documents. Les délais d’intervention sont très longs à la COR et dans les communes de la communauté. Ces missions de traitement des archives des anciennes collectivités peuvent également être démotivantes — par exemple, le travail sur les fonds de Cublize est très répétitif.

Mais il y a eu une prise de conscience du rôle important de l’archiviste et de l’archivage. Les autorités sont conscientes des moyens à mettre en œuvre. L’organisation d’un véritable service intercommunal d’archives est prévue, ce qui pourrait annoncer un possible recrutement d’un ou plusieurs agents à l’avenir.

BLACHON Damien, DURAND Corentin, ESMENJAUD Béatrice

Etudiants Master 2 « Métiers des Archives », Université Lyon III (promo 2016-2017)

Publicités
Galerie | Cet article, publié dans Journée d'études, est tagué , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s